Pourquoi mettre en place un système de dématérialisation de documents

par Mathieu SAUDEL | 19 Avr, 2021

La dématérialisation est une tendance croissante qui promet des économies, mais aussi une simpliﬁcation des processus et une eﬃcacité accrue. Mais pour qu’elle soit réellement eﬃcace, la dématérialisation doit s’inscrire dans un contexte plus large aﬁn d’exploiter pleinement son potentiel.

En général, lorsque nous parlons de dématérialisation, nous entendons le processus qui consiste en la création de documents au format numérique de manière à préserver à la fois la valeur probante et juridique et les éléments relatifs au contexte archivistique de référence.
À la lumière de cette déﬁnition, passons aux avantages que vous pouvez tirer de la dématérialisation.

un projet dématérialisation ?

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1. Vous ne perdrez pas vos documents

La dématérialisation de documents administratifs est un service sûr. Vos documents papiers peuvent être perdus ou mal gérés mais grâce à la dématérialisation ils sont désormais sécurisés, archivés numériquement et ainsi protégés de toute détérioration possible.

2. Respectueux de l’environnement

L’idée de base pour passer à l’archivage numérique est de ne pas avoir de copie papier du document.

Saviez-vous que près de 160 000 arbres sont coupés chaque jour, dont la majeure partie sont destinés à l’industrie papetière ?
Mais la dématérialisation des documents papier ne permet pas seulement d’entreprendre une démarche plus écologique au sein de votre entreprise.

Elle permet également de vous faire économiser de l’argent. Les paquets de papier vous coûtent cher et de plus, il faut de la place pour archiver tous vos documents.

Avec la dématérialisation, vous limitez les dépenses dans les fournitures et n’avez pas besoin de créer une zone d’archivage pour vos documents.

3. Conﬁdentialité des données

Les ﬁchiers et documents risquent toujours d’être perdus, détruits ou volés. Cela met en péril la conﬁdentialité des données de votre entreprise.

Mais lorsque vous optez pour une Gestion Électronique de Documents, vous réduisez les multiples risques. Le risque n’est peut-être pas complètement éliminé, mais nous ne pouvons nier le fait qu’il est minimisé.

4. Un système économiquement eﬃcace

Les systèmes de gestion électronique des documents sont beaucoup plus économiques car comme nous l’avons évoqué dans le deuxième point, elles vous aident à économiser beaucoup sur le papier.

Quoi de plus ? Savez-vous combien vous dépensez pour transporter des copies papier d’un endroit à un autre ? Ce sont l’un de ces coûts invisibles, mais qui ﬁnissent par peser dans les ﬁnances de votre entreprise.

Une fois les données en ligne, vous n’avez pas besoin de les transporter physiquement, vous pouvez accéder aux données de n’importe où dans le monde en un seul clic.

De plus, cela réduit également le temps consacré à la localisation des données. Le stockage physique des données vous demandera beaucoup de temps et rappelez-vous que même si l’argent perdu peut être récupéré, le temps perdu n’a pas de substitut.