Tirer profit d’un système de gestion électronique des documents GED

par | 10 Mai, 2021

Regardons les choses en face, la paperasse n’est pas amusante. Personne n’aime avoir à trier page après page des documents et ils peuvent facilement se perdre. Lorsque vous gérez une entreprise, vous avez environ un million de choses à faire – vous assurer que vos documents papier ne se perdent pas devrait être la moindre de vos préoccupations.

C’est là qu’un système de gestion électronique des documents entre en jeu pour sauver la situation. Découvrez sans attendre comment un système de gestion électronique de documents peut aider votre entreprise.

un projet GED dans votre entreprise ?

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents ?

Avant d’expliquer comment cet outil indispensable augmente l’efficacité et peut aider votre entreprise et votre flux de travail, commençons par ce qu’il est réellement.

Un GED est un logiciel qui organise et stocke différents types de documents pour vous par voie électronique. Considérez-le comme une version électronique avancée d’un classeur.

En utilisant un système de gestion électronique de documents, des milliers de fichiers peuvent être facilement gérés et stockés, permettant aux utilisateurs de récupérer rapidement et facilement des documents en cas de besoin.

4 solutions d'impressions gérés

Comment fonctionne un GED ?

Un système de gestion électronique de documents fonctionne selon un processus en trois étapes qui comprend :

1. Document et capture de données
Les documents peuvent être stockés en les capturant d’abord à partir de n’importe quelle source. Le plus souvent, les documents papier sont capturés via un scanner. Ils peuvent également être obtenus à partir d’e-mails en enregistrant les pièces jointes. Des métadonnées sont généralement ajoutées à ces documents capturés pour mieux les indexer sur un GED. Cela peut inclure des dates, des sujets, des mots-clés ou tout autre système de classification qui peut être utile.

2. Stockage central des documents
Après avoir numérisé et indexé les documents, il est temps de les stocker électroniquement. Il est généralement important que de nombreux employés puissent accéder à ces enregistrements électroniques pour permettre le partage de fichiers et la collaboration en temps réel. C’est là que l’accès central entre en jeu. Un GED peut être configuré pour un accès sur site ou via un stockage de documents basé sur le cloud afin que les documents soient accessibles de n’importe où.

3. Récupération / distribution de documents
La troisième étape est la récupération de documents. C’est à ce moment que les métadonnées précédemment classées sont utiles – un GED utilise une fonction de recherche pour la récupération pour afficher facilement un document afin que vous l’ayez sous la main le plus rapidement possible. Le GED permet également le partage de fichiers par e-mail ou le téléchargement et le partage via une application pour une distribution facile.

Comment un GED peut-il aider votre entreprise ?

Maintenant que nous savons ce qu’est un GED et comment il fonctionne, examinons comment il peut aider votre entreprise.

1. Cela aide votre entreprise à fonctionner plus efficacement
Le fait de devoir rappeler un client ou de le mettre en attente pendant dix minutes pour trouver un fichier n’est pas bon pour la gestion du temps. Être en mesure d’extraire rapidement un document peut faire une grande différence. Lorsque vous ajoutez automatiquement un fichier à un GED, vous pouvez le récupérer sans avoir à trier des piles de papier. La possibilité de perdre un dossier papier est éliminée.

2. Cela permet à votre entreprise d’économiser de l’argent
Comment un GED vous permet-il d’économiser de l’argent ? Après tout, ce n’est qu’un classeur numérique, non ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le stockage électronique des documents peut vous faire économiser de l’argent.

La première raison est que le classement physique et la récupération des fichiers papier prennent un temps précieux. Le temps que vous payez aux employés pour classer des documents peut être mieux utilisé et redirigé vers des tâches productives qui renforcent votre entreprise.

La deuxième raison est que vous aurez besoin de classeurs supplémentaires et de plus d’espace à mesure que votre entreprise grandit. Un GED élimine le besoin d’acheter des systèmes de stockage physique coûteux.

 

3. Il protège votre entreprise
Un GED est le moyen le plus sûr de stocker des fichiers – plus sûr que de les stocker dans votre boîte mail ou votre disque dur et certainement plus sûr que les fichiers en vrac dans votre bureau. Nous connaissons tous les violations de données qui se sont produites ces dernières années et un GED est mis en place pour assurer la sécurité de vos documents. Un GED dispose également d’une sauvegarde sur site si les copies physiques et numériques de vos fichiers sont détruites.

Alors que nous nous dirigeons de plus en plus vers le monde numérique, le besoin de fichiers physiques disparaît lentement. De plus en plus d’entreprises choisissent de se passer de papier, et pour une bonne raison – non seulement c’est mieux pour l’environnement, mais le stockage de documents en ligne augmente également la productivité, la sécurité et augmente les opportunités de collaboration. Un GED rationalise la façon dont votre entreprise est gérée et rend les employés et les clients beaucoup plus heureux. Il est donc temps de prendre contact avec l’un de nos experts en Gestion Electronique des Documents.

yohann thillac SBSR

Rencontrez Yoann Thillac et son équipe d’experts en GED

Chez SBSR, la solution GED fait partie de nos solutions stratégiques étant donné notre expérience en solutions d’impression.

Soyez au coeur de l'actualité de demain !

✉️ Abonnez-vous à notre newsletter mensuelle

FINANCER MON PROJET

Découvrez nos services complémentaires

Groupe SBSR un service à 360°

 

logo-sbsr-office

Solutions d'impression

Imprimantes multifonctions, de bureau pour votre entreprise.

telephonie-pro

Téléphonie-Fibre

Offrez un accueil téléphonique professionnel
à votre entreprise.

INFORMATIQUE-IT-SYSTEM

Informatique

Solutions informatiques pour faire évoluer sereinement votre activité.

logo-digital-media

Affichage dynamique

Des projets sur-mesure, appli, bornes à la hauteur de vos ambitions.

logo-sbsr-security

Cybersécurité

Détectez et stoppez mieux les menaces avec nos produits de cybersécurité.

telephonie-pro

Call center

Un centre d'appel pour votre entreprise 100% made in France !

mobilier-bureau

Mobilier

Une gamme complète de mobilier de bureaux destinée
aux professionnels.

logo-sbsr-security

Dématérialisation

GED et dématérialisations, rencontrez notre expert d'archivage en ligne

logo-sbsr-cloud

Cloud

Tous les systèmes de stockage de données sécurisés pour votre entreprise.